El tema del «Contract and Claimmanagement y Contratos EPC» tiene muchos aspectos interesantes a tener en cuenta. Para poderle dedicar la atención necesaria, se tratará en tres diferentes artículos. En la publicación anterior se analizó los Contratos de Construcción de plantas industriales («EPC»), sus estructuras y regulación. En la publicación actual se analizan la gestión (Contract Management) y dominio de procesos (Contract Controlling). En la parte final (Parte III) se ofrecerá una visión general del tema “Claim Management” en contratos EPC.
2 Contract Management y Controlling de los contratos EPC
Contract Management y Controlling de los contratos son componentes esenciales de la gestión empresarial destinados a maximizar la eficacia de la creación de contratos (de acuerdo con los principios expuestos en el capítulo 1) y la posterior ejecución de los mismos.
Contract Management comprende la negociación, la ejecución y la modificación de los contratos entre las partes contratantes. Sirve de base para las actividades comerciales de una empresa y afecta a casi todos los departamentos a lo largo de la cadena de valor.
El Controlling de contratos se ocupa de la evaluación de los datos contractuales y de la gestión derivada de ellos. El objetivo es identificar, evaluar y gestionar las oportunidades, las necesidades de liquidez y los riesgos en una fase temprana.
Las principales tareas de la gestión y el control de contratos pueden clasificarse del siguiente modo:
- Redacción y archivo de contratos: Formulación clara e inequívoca de las condiciones contractuales. Almacenamiento sistemático de los contratos para garantizar su cumplimiento, es decir, asegurar la adhesión a la normativa legal e interna de la empresa.
- Oportunidades de mercado y gestión de oportunidades: Analizar los términos y duraciones de los contratos para gestionar los contratos nuevos y de seguimiento.
- Gestión de cuentas por cobrar: Garantizar la liquidez mediante una gestión eficaz de las condiciones y obligaciones de pago.
- Gestión de riesgos: identificar, evaluar y minimizar los riesgos contractuales, incluida la gestión de cambios y reclamaciones (Change- and Claim-Management), es decir, hacer valer las reclamaciones propias y defenderse de las contrademandas en caso de desviaciones del contrato (para una visión general del Change- and Claim-Management, véase el capítulo 3).
El objetivo primordial de la gestión y el control de los contratos es aumentar la situación de los beneficios de la empresa mediante procedimientos y enfoques normalizados, minimizando al mismo tiempo los riesgos y costes relacionados con la creación y ejecución de los contratos. Esto se consigue, en primer lugar, mediante la normalización (estandarización) y, en segundo lugar, mediante la automatización de los procesos contractuales.
Estandarización de los procesos contractuales
La estandarización de los procesos contractuales significa crear paisajes de procesos uniformes y conectados dentro de una empresa o grupo de empresas. Esto permite una gestión transparente y eficaz del intercambio de servicios entre unidades de negocio y con socios contractuales externos. Las ventajas de la normalización incluyen la reducción de los costes de los sistemas informáticos de apoyo, la intensificación de la transferencia de conocimientos especializados y la consecución de efectos sinérgicos.
La centralización de la información contractual en una única sala de datos permite una mejor gestión y seguimiento de los contratos conforme a la normalización deseada. Esto facilita el acceso a los datos contractuales y mejora la colaboración y la comunicación durante las negociaciones contractuales dentro de los departamentos internos de la empresa. Al mismo tiempo, un sistema centralizado garantiza que toda la información relevante esté disponible en un único lugar, lo que aumenta la eficiencia de los procesos contractuales.
Una estructura de procesos estandarizada es la base de una gestión eficaz de los contratos. Esto se aplica en particular a
- Creación de contratos: uso de plantillas, redacción y listas de comprobación normalizadas para garantizar que los documentos estén completos.
- Revisión de contratos: definición clara de los procesos de revisión, responsabilidades y asignación mediante flujos de trabajo estructurados.
- Aprobación: Definición de los procesos de aprobación y las responsabilidades con el fin de evitar errores en la firma del contrato.
- Administración de contratos: Establecimiento de un sistema normalizado para archivar y gestionar los contratos en formato digital.
Automatización de los procesos contractuales
La automatización de los procesos contractuales mediante tecnologías modernas, como el software de gestión de contratos, ofrece importantes mejoras de eficiencia y reducciones de costes. Los sistemas automatizados pueden encargarse de tareas rutinarias como la creación de contratos, los flujos de trabajo de aprobación y la gestión de los plazos de los contratos. Esto reduce el error humano y crea mayor transparencia y claridad en la gestión de contratos. La automatización abarca todo el ciclo contractual, desde la creación del contrato hasta el final de todas las obligaciones contractuales y de documentación postcontractuales.
La transformación digital en el proceso contractual implica el uso de soluciones de software para reducir los procesos manuales, aumentar la eficiencia y reducir los costes. En particular, el uso de análisis y procesamiento de contratos asistidos por IA permite una creación más rápida de nuevos contratos y una evaluación de riesgos optimizada. El uso de bibliotecas automatizadas de cláusulas y captura de datos reduce la introducción manual y, por tanto, minimiza el riesgo de errores. La digitalización también permite mejorar el control de los plazos, ya que el software supervisa automáticamente los próximos plazos y opciones (especialmente en el ámbito de la gestión de cambios y reclamaciones) y notifica a tiempo a las personas responsables.
Objetivos de la normalización y automatización de los procesos contractuales
Los objetivos del uso de la estandarización y la automatización suelen ser acelerar las negociaciones contractuales, minimizar los riesgos contractuales y cumplir las obligaciones de conformidad.
Acelerar las negociaciones contractuales mediante el uso de herramientas digitales y flujos de trabajo automatizados puede mejorar significativamente la eficiencia de la creación de contratos. Los sistemas digitales de gestión de contratos permiten una comunicación más rápida y segura de los borradores y modificaciones de los contratos, lo que acelera las negociaciones y aumenta la precisión de los documentos contractuales. Por último, al acelerar los procesos contractuales, las empresas pueden reducir significativamente sus costes de transacción.
La identificación y evaluación de los riesgos contractuales son cruciales para una gestión eficaz de los contratos. Mediante la aplicación de prácticas de gestión de riesgos, las empresas pueden reconocer los riesgos potenciales en una fase temprana y tomar las medidas adecuadas para mitigarlos. Esto incluye controlar los plazos contractuales, garantizar el cumplimiento de los términos del contrato y gestionar las reclamaciones de garantía.
Un control eficaz de los contratos está estrechamente vinculado a una gestión integral de los riesgos. La identificación y evaluación temprana de los riesgos es crucial para evitar posibles pérdidas financieras, litigios y riesgos para la reputación. El control de contratos ayuda a identificar, evaluar y gestionar los riesgos en la cartera de contratos. Los riesgos pueden derivarse, por ejemplo, de la escasa solvencia de los socios contractuales o del incumplimiento de los plazos y obligaciones contractuales en el contexto de la gestión de cambios y reclamaciones. Los riesgos pueden identificarse y evaluarse mediante análisis de riesgos normalizados. Además, se incluyen factores internos y externos que pueden influir en el cumplimiento de los contratos, como por ejemplo
- Riesgos de cálculo de costes: fluctuaciones de los precios de las materias primas, aumento de los gastos generales, ampliación de los plazos de entrega.
- Riesgos de cambios y modificaciones: Desviaciones en la prestación de servicios debidas a errores de planificación, circunstancias imprevistas o cambios en los requisitos contractuales de ejecución.
- Riesgos de pago: Retraso en el pago, insolvencia de la parte contratante, riesgos de cambio.
- Riesgos de plazos: Retrasos en la entrega o finalización.
- Riesgos de garantía y responsabilidad: Defectos en los bienes o servicios suministrados, reclamaciones de responsabilidad de terceros.
- Riesgos técnicos: Cambios en las especificaciones técnicas, riesgos de licencia, etc.
- Análisis de riesgos de proceso judiciales: El análisis de riesgos de proceso judiciales o extrajudiciales es una herramienta importante para la evaluación sistemática de los riesgos en los litigios. Se trata de crear un árbol de decisiones que recoja todas las cuestiones relevantes y las alternativas de decisión. Para cada decisión se determina la probabilidad de que se produzca y a partir de ahí se calcula el valor global esperado. Este análisis permite evaluar cuantitativamente el riesgo de litigio y tomar decisiones sobre una base más objetiva.
Por último, pero no por ello menos importante, la normalización y la automatización favorecen el cumplimiento de las obligaciones de conformidad (Compliance): Las empresas deben asegurarse de que sus contratos cumplen los requisitos legales y reglamentarios aplicables. Esto requiere la implantación de sistemas de gestión del cumplimiento y la revisión periódica de los contratos para comprobar su conformidad con la normativa legal e interna de la empresa.
Consejos prácticos
Este análisis muestra la importancia de una gestión y un control profesionales de los contratos, respaldados por la estandarización y la automatización de los procesos. De ello se derivan las siguientes soluciones prácticas:
- Implantar un software de gestión de contratos: seleccionar una solución de software adecuada es crucial para establecer flujos de trabajo digitales y gestionar toda la información relevante en un único lugar.
- Formación de los empleados: para garantizar una comprensión profunda de los términos contractuales y el uso eficaz del software, es necesario formar y desarrollar periódicamente a los empleados.
- Optimización continua de los procesos: los procesos de gestión de contratos deben revisarse y optimizarse periódicamente para aumentar la eficiencia e identificar posibles puntos débiles.
- Participación temprana de la gestión de contratos: la gestión de contratos debe participar ya en la fase de oferta para identificar los riesgos en una fase temprana y optimizar el diseño del contrato.
- Comunicación transparente: una comunicación clara y transparente con todas las partes implicadas (stakeholder) es importante para evitar malentendidos y garantizar una colaboración eficaz.
Continuará con “Visión general del “Claim Management en contratos EPC”.
The views and opinions expressed in this article are the author’s own, and do not necessarily reflect those held by pv magazine.
Este contenido está protegido por derechos de autor y no se puede reutilizar. Si desea cooperar con nosotros y desea reutilizar parte de nuestro contenido, contacte: editors@pv-magazine.com.
Al enviar este formulario, usted acepta que pv magazine utilice sus datos con el fin de publicar su comentario.
Sus datos personales solo se divulgarán o transmitirán a terceros para evitar el filtrado de spam o si es necesario para el mantenimiento técnico del sitio web. Cualquier otra transferencia a terceros no tendrá lugar a menos que esté justificada sobre la base de las regulaciones de protección de datos aplicables o si pv magazine está legalmente obligado a hacerlo.
Puede revocar este consentimiento en cualquier momento con efecto para el futuro, en cuyo caso sus datos personales se eliminarán inmediatamente. De lo contrario, sus datos serán eliminados cuando pv magazine haya procesado su solicitud o si se ha cumplido el propósito del almacenamiento de datos.
Puede encontrar más información sobre privacidad de datos en nuestra Política de protección de datos.